Las habilidades directivas del nivel 1

Habilidades de administración para principiantes

El primer nivel de la pirámide de habilidades administrativas muestra las habilidades básicas que cualquier gerente que recién comienza debe dominar. Es la base de la pirámide de habilidades de gestión, que muestra las competencias que un gerente debe dominar para ser exitoso y muestra como esas habilidades se complementan para lograr el éxito.

Habilidades directivas básicas

Existen cuatro competencias básicas que cualquiera debe dominar para tener éxito en un trabajo de administración. Estas cuatro habilidades son planificar, organizar, dirigir y controlar.

Planear

La planificación es el paso más importante en cualquier tarea de gestión. También es a menudo el paso que más se pasa por alto u omitido de forma intencional. Mientras que la cantidad de planificación y el detalle requerido variara de tarea a tarea, saltarse este paso es una invitación al desastre, excepto por un golpe de suerte. Esto es lo que nos lleva al dicho de las 6 P de la planificación (o 7 dependiendo de cómo se cuenten)

Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificar con la planificación general de negocios, existen distintos niveles de planificación:

  • Planificación estratégica
  • Planificación táctica
  • Planificación operacional

Y también existen distintos tipos de planificación

  • Planificación para el desastre
  • Planificación exitosa
  • Planificación para crisis
  • Planificación de compensación

Organizar

Un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para lograr que el trabajo se lleve a cabo de la manera más eficiente y efectiva. Como un administrador nuevo, puedes estar organizando un pequeño grupo de trabajo o equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán requeridas más tarde en tu carrera cuando tengas que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

Claramente, existe mucha superposición entre la planificación del trabajo y la organización. Mientras la planificación se enfoca en lo que deber ser llevado a cabo, la organización es más operacional y más enfocada a hacer que el trabajo se haga de la mejor manera.

Al organizar el trabajo, debes:

  • Determinar las funciones necesarias
  • Asignar tareas a las funciones
  • Determinar el mejor recurso para la función (persona o equipo)
  • Obtener los recursos y asignarlos a las funciones
  • Asignar recursos a las funciones y delegar la autoridad y responsabilidad

Ya sea que se te haya asignado un equipo pequeño o un proyecto para que administres, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.

Piramide de habilidades administrativas

Puede que no te sea posible mover personas de manera física para juntar a tu equipo, pero deberías considerarlo. Por otro lado, puede que necesites trasladar varias personas a un espacio pequeño y tendrás que organizar las cosas para que el equipo trabaje de forma efectiva en su espacio. Más tarde en tu carrera, puede que necesites organizar una oficina para acomodar equipos de distintos departamentos y sus necesidades específicas.

También tendrás que ser capaz de organizar todos los sistemas que se encargaran de manipular los datos que tu equipo necesita obtener o distribuir. Estos sistemas probablemente serán sistemas informáticos. Debes decidir entre, por ejemplo, crear páginas web compartidas en la intranet de la empresa o solo una carpeta compartida en el servido de archivos. ¿Cómo organizaras los sistemas para que todos quienes necesiten información puedan obtenerla? (Y que no esté disponible para aquellos que no deben verla, como la competencia). Si tu equipo necesita o produce algo más que información, debes organizarlo todo para que tu equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesita, y pueda llegar a los demás cuando lo produzca en el momento adecuado.

No olvides tu propia organización. Incluso como un administrador principiante debes poder organizarte a ti mismo, tu tiempo y tu espacio para que seas más eficaz.

Finalmente, recuerda que rara vez es suficiente organizar las cosas una sola vez. Con los cambios constantes en materia de recursos, metas y factores externos, generalmente tendrás que reorganizar para adaptar.
Direccion de equipos

Dirigir

La dirección es la acción. Has planificado y organizado el trabajo. Ahora debes dirigir a tu equipo para que el trabajo se lleve a cabo. Comienza por asegurarte que el objetivo es claro para todos en el equipo. ¿Saben todos cual es la meta? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.) para hacer su parte?

Tira, no empujes

Serás más efectivo dirigiendo al equipo hacia el objetivo si tiras (los lideras) en vez de empujarlos (sentarte y dar órdenes). Quieres motivar a las personas en tu equipo y ayudarlos e inspirarlos.

Control

Algunos autores intentan suavizar esta habilidad llamándola “coordinación” o de formas similares. Yo prefiero el termino más fuerte, control, porque es esencial que el gerente pueda controlar las actividades del equipo.

En los pasos anteriores, has planificado el trabajo, organizado los recursos para hacerlo de la forma más eficiente y dirigida al equipo para que comience el trabajo. En la etapa de control, monitoreas que el trabajo se lleve a cabo. Comparas el progreso actual al plan. Verificas que la organización está trabajando en la forma que diseñaste.

Si todo marcha bien, no necesitas hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Alguien se enferma, la base de datos se atasca, un competidor clave baja sus precios, un incendio destruye el edificio vecino y debes evacuar por varios días, u otros factores impactan tu plan. El paso de control ahora dicta que debes tomar medidas para minimizar el impacto y hacer que las cosas vuelvan al camino correcto tan rápidamente como sea posible,

A menudo esto significa volver a la etapa de planificación y ajustar los planes. A veces puede necesitar un cambio en la organización y tendrás que redirigir a todos hacia nuevos objetivos e inspirarlos. Luego, por supuesto, controlas el nuevo plan y lo ajustas si es necesario. El ciclo continua hasta que completes la tarea.

Herramientas de control para los gerentes

En el paso de control, estableciste normas de rendimiento y calidad y monitoreas para asegurarte de que se cumplan. Existen tantas herramientas disponibles para ti como hay cosas que deben ser monitoreadas.

Herramientas de programación: Una serie de herramientas de software que permiten introducir la planificación y actualizar regularmente el progreso. El software señalara los cambios en la planificación para que puedas tomar acciones correctivas.

Control financiero: Como gerente, generalmente tendrás un presupuesto. Los reportes del departamento de finanzas te informaran como tus gastos (en personas y otros recursos) se ajustan al plan.

Control de personas: Debes asegurarte de que todas las personas en tu equipo se están desempeñando como lo planeado. Si no es así, debes encontrar y arreglar la causa. ¿No entienden el objetivo? ¿No tienen algún recurso o habilidad necesarios? ¿Es la tarea demasiado grande para ellos y necesita ser modificada o asignada a otro recurso? Tu trabajo como gerente significa entregar a los miembros de tu equipo la retroalimentación acerca de cómo su desempeño se ajusta al plan. Cuando no es así, debes tomar medidas correctivas.

One Response to “Las habilidades directivas del nivel 1”

  1. Definitivamente una de las areas que deben estar mejor estructuradas en una empresa o en cualquier proyecto en general es la planeacion.

    Ella da y marca la ruta a seguir bajo los diferentes estadios que puedan presentarse en el trabajo cotidiano

    Excelente persentacio

    Ricardo

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