Como coordinar el trabajo en la empresa

Si bien en un negocio cada trabajador tiene tareas específicas, es necesario integrarlas en forma óptima para alcanzar resultados. Esto no siempre es fácil, por lo que los siguientes pasos son aconsejables para lograrlo.

La división del trabajo en una empresa es esencial para alcanzar los objetivos trazados. Bajo esta modalidad, cada trabajador se orienta a funciones específicas dentro del negocio, donde sus capacidades y habilidades pueden desarrollarse mejor.

Para que la empresa funcione, la división debe ir unida a la integración del trabajo; no obstante, existen muchos factores que no facilitan esta integración, tales como intereses particulares, falta de comunicación en la empresa, ausencia de un líder, etc. ¿Cómo asegurar entonces que todos sus trabajadores funcionen coordinadamente?

Algunos recursos y herramientas a las que puede recurrir son:

1. La figura del coordinador: Es la persona que conoce a cabalidad cómo funciona la empresa en su totalidad y cada una de las unidades que la conforman. Sabe qué hace cada trabajador y cuáles son sus posibilidades. Vela porque el trabajo se integre y es a quien muchas veces recurren los clientes y los mismos trabajadores cuando algo anda mal o tienen alguna solicitud específica.

2. Dejar claras las tareas de los trabajadores: Al momento de reclutar a los empleados, deberá notificarles sus labores así como sus horarios de trabajo y de descanso para que no exista descoordinación entre las partes. Una buena comprensión de las tareas a realizar es esencial para que sus trabajadores se encaminen correctamente hacia los objetivos trazados.

3. Programar con anticipación las tareas y proyectos de su empresa: Cualquier tarea requiere de una programación clara donde se especifiquen los tiempos y tareas para cada persona. Es importante que las actividades sean contempladas e informadas de antemano, ya que la improvisación puede tener resultados fatales. La Carta Gantt es una herramienta muy utilizada por los empresarios para este fin.

4. Programar reuniones de trabajo: Son fundamentales para poner al día a los trabajadores de una empresa, informarles de las diferentes tareas y objetivos a conseguir y también para que cada uno de los miembros se conozca y compartan sus ideas. Frecuentemente, se realizan al inicio de la semana laboral, pero lo importante es que sean continuas (al menos una veza la semana) y se apunten las conclusiones para que todos tengan claras las funciones y metas
propuestas.

5. Utilizar las tecnologías de comunicación: Una de las ventaja de las nuevas tecnologías es que facilitan aún más las comunicaciones dentro de la empresa. Los correos electrónicos, la Intranet, la mensajería instantánea, la videoconferencia, etc., son hoy recursos cada vez más utilizados por los trabajadores, donde se pueden informar sobre sus tareas diarias, los últimos movimientos de la empresa y a su vez, comunicarse con otros trabajadores para coordinar el trabajo.

6. Evaluar a sus trabajadores: Es importante ir analizando los rendimientos de sus trabajadores y ver si van en línea con los objetivos de su empresa. Sólo así sabrá si se está trabajando coordinadamente o si hay errores importantes que corregir. Para ello, la comunicación es fundamental: manténgase en contacto con ellos, escúchelos, sepa qué les gusta hacer y qué no, cuáles son sus desafíos personales en la empresa, etc. Lo importante es que se sientan apoyados y estimulados a dar lo mejor de sí.

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